Global Archive Management are cod CAEN 9251 – activitati ale bibliotecilor si arhivelor.

Activitatea se desfasoara in conformitate cu cadrul legislativ impus de Arhivele Nationale , respectand urmatoarele norme :

Asigurarea documentelor se face cu fiecare client in parte in functie de valoarea contractului si valoare informatiilor documentelor stocate.

Prezentarea functionala a serviciilor


Constituirea dosarelor
Documentele cuprinse in dosar (cutie) se ordoneaza cronologic, cele vechi deasupra, cele noi dedesubt.
Un dosar (cutie) nu trebuie sa aiba mai mult de 250 –300 file.
Pe coperta dosarului (cutiei) se inscriu:
- Denumirea unitatii
- Denumirea compartimentului (serviciului)
- Numarul de dosar din inventar, anul
- Termenul de pastrare

Revizia documentelor
Documentele umede sau atacate de ciuperci , vor fi depuse in carantina intr-o camera izolata inainte de introducerea lor in depozit unde li se vor aplica tratamentele necesare.

Inventarierea dosarelor
Dosarele care au acelasi timp de pastrare si apartin aceluiasi departament (serviciu) se introduc in containere.
Pentru fiecare container se va intocmi cate un inventar, pe care se va aplica un cod de bare.
Acelasi cod de bare se va gasi pe container.
Inventarul se va face in 3 exemplare:
- un exemplar ramane la creator
- un exemplar la arhivarul institutiei
- un exemplar in container (are rol de opis)
Aceasta operatie va fi executata de catre GAM in prezenta creatorilor de documente sau a arhivarului institutiei.
La final containerul va fi sigilat si predat firmei GAM in baza unui proces verbal de predare-primire.
Verificarea constituirii si inventarierii dosarelor revine in totalitate departamentelor creatoare de documente si arhivarului institutiei.
GAM acorda ajutor si consultanta la crearea acestor dosare cu personal calificat atestat de Arhivele Nationale.

Evidenta documentelor arhivate
Evidenta la nivel de documente va fi tinuta de creatorii de documente si de arhivarul institutiei prin arhivarea fizica, cat si prin arhivarea electronica la nivel de dosare realizata de firma de arhivare Global Archive Management.
Evidenta la nivel de containere va fi tinuta de GAM in format fizic si electronic.


Asistenta in obtinerea aprobarii pentru mutarea arhivelor

Se va acorda asistenta la intocmirea documentelor si sustinerea acestora pentru obtinerea aprobarii mutarii arhivei in noua (noile) locatii.

Transportul arhivei

Transportul arhivei de la creatorii de documente la arhiva se va efectua de catre GAM cu personal si transport specializat.
Se asigura transportul gratuit al ridicarii arhivei din locatia institutiei clientului; dupa ce containerele au fost sigilate si in baza proceselor verbale, vor fi incarcate in mijloacele de transport si mutate la depozitul GAM.
In situatia in care sunt necesare doua sau mai multe drumuri la aceeasi locatie, in cursul unei zile, se vor intocmi atatea procese verbale , cate drumuri s-au efectuat, fiecare cuprinzand exact numarul de containere incarcate in mijlocul de transport la fiecare drum.
Pe timpul transportului masinile vor fi sigilate cu sigiliile firmei GAM.

Depozitarea in arhiva

Depozitarea containerelor se va face fizic in rafturi respectand in totalitate conditiile de spatiu ce implica Legea 16/1996.
Crearea bazei de date a arhivei electronice a containerelor si a dosarelor se va face cu personal calificat si specializat in domeniul IT.

Consultarea documentelor la sediul depozitului de arhiva

Se va instiinta compania Global Archive Management astfel:
- se va intocmi o cerere de scoatere a containerului din arhiva (Anexa 5), de catre arhivarul institutiei sau a persoanei desemnate.
Containerul se va desigila si dupa consultare se va resigila de arhivarul institutiei in prezenta angajatului GAM (timpul necesar pentru gasitea unui container si aducerea lui in camera de lucru, 2 minute) .

Consultarea la sediul Clientului

Se va instiinta compania Global Archive Management astfel:
- arhivarul institutiei va intocmi o cerere de scoatere a containerului din arhiva prin email sau fax.
Containerul sigilat va fi transportat de De Groot IRS la sediul clientului cu o copie a cererii si cu aviz de expeditie.
Containerul sigilat va fi predat departamentului care a solicitat documentul spre consultare.
Resigilarea containerului se va face de solicitant in prezenta angajatului GAM si adus inapoi in arhiva dupa ce a fost verificata in prealabil de arhivarul institutiei.
Daca se primeste cererea dvs inainte de ora 14:00, veti avea documentele la dispozitie in cursul zilei(pentru Bucuresti).

Expedierea documentelor prin curier

In caz de urgenta GAM poate acorda servicii de curierat garantandu-se integritatea documentelor transportate

Distrugerea documentelor

Urmarirea ajungerii dosarelor la termenul maxim de pastrare este in sarcina arhivarului societatii , dar in acelasi timp si firma GAM va anunta situatia documentelor ce trebuiesc selectate.
La expirarea termenului legal de arhivare, documentele trebuiesc distruse.
Selectarea documentelor precum si distrugerea lor efectiva se va face conform Legii 16/1996 privind activitatea de arhiva.
Containerele care contin documente ce urmeaza a fi distruse vor fi solicitate firmei GAM prin comunicarea codului de bara.
Dupa intocmirea formalitatilor de distrugere, clientul va comunica printr-o adresa firmei GAM codurile de bara ale containerelor cu documente ce trebuiesc distruse.
Pe baza acesteia firma GAM va proceda la scoaterea din evidenta proprie atat fizic cat si electronic.
Informativ De Groot AM va pastra un istoric ce va contine evidenta codurilor de bara a containerelor distruse.
Distrugerea documentelor (cantitati mari) va fi facuta de societati acreditate de Ministerul de Interne in prezenta unui delegat din partea clientului.Pentru cantitati mici de documente distrugerea va fi facuta de GAM atat la sediul clientului cat si la locul de depozitare a containerelor.
Transportul containerelor cu documente ce urmeaza a fi distruse va fi facut de GAM in prezenta unui delegat din partea societatii.

Alte activitati prestate

In afara serviciilor de arhivare si depozitare arhive, GAM pune la dispozitie spatii si logistica pentru depozitare mijloace fixe si materiale ( birotica, consumabile etc.).

Un exemplu este UNICREDIT care are alocat un spatiu pentru depozitarea materialelor consumabile, gestiunea fiind facuta de un reprezentant al bancii.